年末調整とマイナンバー

国税庁のホームページで、「源泉徴収事務・法定調書作成事務におけるマイナンバー制度」が掲載されています。

源泉徴収票と法定調書はそれぞれ異なる書類ですが、通常は、年末調整の流れの中で行っていくものですので、本ブログのタイトルは「年末調整とマイナンバー」とさせて頂きました。

一連の流れを説明しますと、

1. 年末調整により各人の所得税額を確定・精算
2. 源泉徴収票（給与支払報告書）を本人と市町村などの自治体に提出
3. 法定調書を税務署に提出

という流れになります。

年末調整は原則として、その年最後に給与を支払う時に精算がされます。
源泉徴収票、法定調書は翌年の1月31日までが提出期限です。

年末調整は毎年行われていますが、今年から本格的にマイナンバー制度が導入されます。

とはいうものの、実は年末調整については昨年からマイナンバーを取り扱っています。昨年会社にマイナンバーを提供した方もいらっしゃると思います。
昨年は、通知カードが順調に配達されないなど、実際の運用が難しいこともありましたので、本格的にというのはそのような意味です。

マイナンバーを取り扱う場合には、適切な処理が必要です。「源泉徴収事務・法定調書作成事務におけるマイナンバー制度」の中にも注意事項として記載されていますのでご紹介します。

1. 取得
   事業者は、社会保障及び税に関する手続書類の作成など法令で定められた事務を処理するために必要がある場合に限って、従業員等にマイナンバーの提供を求めることができます。
   よって、従業員等の営業成績管理等の目的で、マイナンバーの提供を求めることはできません。
2. 利用・提供
   事業者は、社会保障及び税に関する手続書類に従業員等のマイナンバーを記載して行政機関等及び健康保険組合等に提出する場面でのみ、マイナンバーを利用・提供することができます。
   よって、社員番号や顧客管理番号としての利用は、仮に従業員や顧客本人の同意があってもできません。
3. 保管・廃棄
   特定個人情報は、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、保管し続けることができます。
   社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令等において定められている保存期間等を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。
4. 安全管理措置
   マイナンバー・特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業員に対する必要かつ適切な監督も行わなければなりません。

マイナンバーの取り扱いについては、以前のブログでもとりあげています。ブログカテゴリーの「マイナンバー集」から見ることができます。