マイナンバーその４

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マイナンバー第4回目です。

今回は、「2．基本方針・取扱規定等の策定」を取り上げます。

  1. 基本方針を策定
    特定個人情報の保護に関する基本理念を明確にし、法令遵守・安全管理・問合せ・苦情相談等に関する方針を定める。
    なお、基本方針の策定は義務付けられてはいませんが推奨されています。

      （例）基本方針に定める項目

    • 事業者の名称
    • 関係法令・ガイドライン等の遵守
    • 安全管理措置に関する事項
    • 質問及び苦情処理の窓口 等
  2. 取扱規程等を策定
    源泉徴収票や支払調書の作成等の事務で特定個人情報等を取扱う場合のマニュアルや事務フローなどの手順を示した文書で、従業員が容易に参照できるようにする必要があります。
    個人番号を取り扱う事務、特定個人情報等の範囲、事務取扱担当者等を明確にし、事務の流れを整理して、特定個人情報等の具体的な取扱いを定めます。
    取扱規程等には、管理段階ごとに取扱方法、責任者・事務取扱担当者及びその任務について定めることが考えられ、また、具体的な事項としては、安全管理措置を織り込むことが重要です。

      （例）取扱規程等に定める項目
      個人番号のa取得、b利用、c保存、d提供、e削除・廃棄を行う段階ごとに

    • 取扱方法
    • 責任者・事務取扱担当者
    • 任務等
    • 安全管理措置 等

既存の基本方針又は取扱規程等がある場合は、特定個人情報等の取扱い等について追加する必要があり、その規程の内容を見直す必要があります。

次回は、「3.安全管理措置」です。

さいたま市緑区の税理士　渡辺税務会計・KWAT

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