クラウド会計の記帳方法

先日、「クラウド会計。安全性への取組」の中でもご紹介しましたが、クラウド会計の特徴の1つとして、「通帳やクレジットカードの使用履歴を自動で読み込める」というものがあります。
以前にも少し取り上げたことがある内容ですが、ここでは銀行口座の記帳方法を例として、改めてみてみたいと思います。

記帳方法は基本的に3種類

クラウド会計における銀行口座の記帳方法は基本的に3つの方法があります。

1. 口座情報を登録して取引内容を自動で会計ソフトに読み込ませる
2. 銀行口座から取引内容を取得して、会計ソフトにアップロードする
3. 会計ソフトに手入力する

です。

クラウド会計を使っている人で、「3」を実施している人は少ないと思います。
はっきり言ってしまえば、手入力するのであればクラウド会計を利用するメリットはありません。強いて言うのであれば、ネット環境さえあれば、どこからでも利用できるぐらいです。

そもそも手入力用にシステムが作られていないため入力作業に手間がかかるばかりか、一つ一つの作業がネットを介して行われるので時間もかかります。

よって、クラウド会計を使うのであれば、「1」か「2」の方法となります。それぞれの特徴は以下の通りです。

1. 自動読込
• 銀行口座のIDやパスワードをクラウド上に登録しておく必要がある。（流出のリスクがある）
• 放っておいても、自動で会計ソフトに読み込んでくれる。
2. 手動アップロード
• IDやパスワードの登録の必要はない。（会計ソフトからの流出はありえない）
• 銀行から取引内容の取得、会計ソフトへの読込は自分で行わなければならない。

IDやパスワードに関する取り扱いについては、先日の通りこれから変わっていく可能性があります。
いずれの方法をとったとしても会計ソフトへ読み込んだ後は、仕訳として登録する作業があります。

厳密に言うと、この登録作業が帳簿へ記帳するということになります。
この登録作業ですが、確認･編集･登録ということになります。

データ自体は先のいずれかの方法で、会計ソフトに読み込まれていますので、日付や金額はあらかじめ入力されています。摘要には通帳に印字される内容が入力されています。
また、勘定科目も会計ソフト会社がこれまで蓄積したデータを元に予測入力されていることもあります。

帳簿の記帳要件は、取引日、取引金額、取引の相手方、取引の内容が必要となりますので、これらを満たすように確認･編集・登録することになります。

なお、電気代やガス代といったものに代表されるように、毎月同じ取引先から決まった取引があるような場合は、あらかじめ設定することで、次回から登録作業自体の省略や、登録作業の短縮をすることができます。（これらの仕様はクラウド会計ごとに異なります。）

いずれにしても、登録作業を繰り返していくごとに作業効率を上げることができるように設計されています。

今回は、銀行口座を例に取り上げましたが、例えばクレジットカードなどインターネットを介してデータを取得できるもので、ソフト会社が対応しているものであれば、同様に利用することができます。